Um dos métodos japoneses de gestão mais conhecidos é o programa 5S. Ele se refere a sensos que devem ser incorporados por todas as organizações que prezem por um bom desempenho. Cada “S” corresponde a uma palavra em japonês. Conheça cada um e suas traduções:
Seiri: Senso de utilização.
É a prática de verificar todas as ferramentas e materiais necessários para o trabalho e manter somente o que for utilizar na área de trabalho. Tudo o mais é guardado ou descartado. Este processo conduz a uma diminuição dos obstáculos à produtividade do trabalho.
Seiton: Senso de ordenação, ou seja, ter um espaço organizado.
A organização, neste sentido, refere-se à disposição das ferramentas e equipamentos em uma ordem que permita o fluxo do trabalho. Ferramentas e equipamentos deverão ser deixados nos lugares onde serão posteriormente usados. (Há estudos que indicam que a desorganização gera estresse, que, quando acumulado a outros fatores, pode desencadear doenças como as cardíacas e as psicológicas.)
Seiso: Senso de limpeza.
Designa a necessidade de manter o mais limpo possível o espaço de trabalho. No Japão, ao fim de cada dia de trabalho, o ambiente é limpo e tudo é recolocado em seus lugares. O foco deste procedimento é lembrar que a limpeza deve ser parte do trabalho diário e não uma mera atividade ocasional quando os objetos estão muito desordenados.
Seiketsu: Senso de Normalização.
Criar normas e sistemáticas em que todos devem cumprir. Tudo deve ser devidamente documentado. Esse senso é muito parecido com o que prega a ISO 9001.
Shitsuke: Senso de autodisciplina.
Refere-se à manutenção e revisão dos padrões. Uma vez que os 4 Ss anteriores tenham sido estabelecidos, transformam-se numa nova maneira de trabalhar, não permitindo um regresso às antigas práticas. Por outro lado, novas formas de se trabalhar são bem-vindas. É a melhoria contínua.
O programa 8S
Com o passar dos anos, os gestores perceberam que somente esses cinco não eram suficientes. E como estão abertos a melhorias, criaram mais três “S”:
Shikayaro: Senso de determinação e união.
Refere-se ao trabalho em equipe, item essencial no sucesso das organizações. Se não houver foco, ajuda mútua e um objetivo claro, não haverá sucesso também.
Shido: Senso de capacitação, educação e treinamento.
Neste item entram conceitos como os apresentados no último post (Competência: matéria-prima essencial para a gestão). Sem conhecimento, nenhum colaborador consegue desempenhar um bom papel, o que pode arruinar projetos.
Sitsuyaki: Senso de economia e combate aos desperdícios.
Nenhuma organização pode se dar ao luxo de desperdiçar insumos, por mais insignificantes que pareçam. Se forem somados todos os pequenos descartes desnecessários ao longo de um ano, com certeza se chegaria a uma soma equivalente a um salário de um funcionário, ou um equipamento. Economizar é tarefa essencial.
Com a criação destes últimos sensos, chegou-se à conclusão de que a ordem deveria ser invertida, ou seja, os sensos de economia, capacitação e união são mais importantes e devem ser sucedidos pelos outros cinco, formando uma situação ideal, a de 8s.
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